По каким параметрам можно настраивать контроль нарушений рабочего графика
Настроить контроль нарушений
СБИС позволяет фиксировать нарушения трудовой дисциплины и предоставлять отчет о них руководителю. Чтобы система работала правильно, определите способ контроля, настройте графики работ и назначьте сотрудников, которые будут контролировать нарушения.
Выберите способ контроля
В СБИС есть несколько способов контролировать нарушения:
Настройте графики работ
Нажмите название графика, кликните «Изменить» и включите «Контроль нарушений».
Если подходящего графика работ нет, настройте новый.
Добавьте контролирующих
Назначьте исполнителей, которые будут контролировать нарушения. Обычно это руководитель отдела или директор:
Настройте права контролирующим
Предоставьте руководителю полный доступ к участкам:
Чтобы контролирующий видел нарушения только по своим сотрудникам, задайте ограничение по подразделению или организации.
Включите уведомления о нарушениях
Сообщения о нарушениях трудовой дисциплины приходят сотруднику и его руководителю. Чтобы включить уведомления, перейдите в настройки и поставьте флаг «Нарушения».
Методы контроля рабочего времени
Контроль рабочего времени
с помощью
П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.
Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.
Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.
Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.
Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени
Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.
Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.
Зачем вести учет рабочего времени
Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:
На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.
Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:
Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.
Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.
Методы контроля рабочего времени
Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.
Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.
Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:
Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.
Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:
Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.
Способы контролировать рабочее время
Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.
Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.
Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.
Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.
Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.
IT-решения для контроля рабочего времени
Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.
Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.
Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.
Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:
Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.
Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.
Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.
Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени
При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.
Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.
Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.
Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.
Особые случаи контроля рабочего времени
Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.
Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.
В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.
Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.
Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.
Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.
Для чего компании нужна система учета рабочего времени?
Система учета рабочего времени способствует повышению дисциплинированности сотрудников и устранению слабых мест в управленческой организации. Такие методы позволяют комплексно оптимизировать рабочие процессы — исключить опоздания, простои и нецелевое использование рабочего времени. Как результат — растет эффективность каждого сотрудника в отдельности и компании в целом, что приводит к повышению прибыли.
Проблемы оптимизации рабочих процессов
Задача руководителя любой компании — максимизировать доход и минимизировать затраты. На стыке данных процессов находится понятие «успешный бизнес». При этом вне зависимости от масштаба и специфики компании, основные трудности, повышающие расходы и снижающие доходы, всегда одинаковы:
Хорошая новость в том, что данные проблемы довольно легко устранить, это называется оптимизацией бизнес-процессов. В частности, отстающих, некомпетентных и недисциплинированных сотрудников можно мотивировать санкциями или сокращать. Но как узнать — кто на самом деле тормозит отдел? Ведь для руководителя высшего звена это не всегда очевидно, и высок риск наказать не того сотрудника.
Способы контроля эффективности сотрудников и отделов
Когда в компании три-пять человек — всё просто. Потому что все, как правило, сидят в одном офисе и постоянно общаются напрямую, а руководитель непосредственно знает, чем любой сотрудник занимается в конкретный момент времени. Но когда компания вырастает хотя бы до пары десятков человек, всё меняется. И это большое заблуждение — что контроль рабочего времени целесообразен только для многотысячных компаний-колоссов.
На самом деле, нет разницы, двадцать сотрудников у вас или две тысячи — и те и те могут неэффективно использовать рабочее время, опаздывать, сами устраивать себе обеденные перерывы. Естественно, с ростом числа сотрудников многое меняется, но не виды дисциплинарных нарушений и не методы их контроля.
Существует несколько видов учета рабочего времени, самый распространенный — системы контроля и управления доступом (СКУД). Идея в том, что, приходя на работу, сотрудник отмечается на пропускной, и проделывает ту же процедуру, уходя с работы. Но насколько хорошо он работал в этом промежутке между приходом и уходом? Классическая СКУД может решить лишь одну проблему — проблему опозданий. Поэтому руководители компании дополняют ее другими решениями:
Идеальный результат дает комбинирование методов, но системы учета рабочего времени — наиболее современные и практичные решения, потому что они дают четкий ответ на вопрос — что сотрудник делает прямо сейчас и что делал в любой другой момент рабочего дня.
Что дает контроль рабочего времени
Такие решения предоставляют руководителю подробную и наглядную сводку о том, как протекает рабочий день сотрудника. Также система может формировать отчеты за разные промежутки времени и предоставлять заданные сведения в режиме онлайн.
Идея в том, что с такой программой руководитель точно знает, насколько эффективно работает тот или иной сотрудник — как часто он отвлекается, как вежливо и убедительно общается с клиентами и подрядчиками, почему медленно или наоборот — быстро реагирует на указания.
То есть теперь не возникает ситуаций, когда отдел показал не лучший результат, а руководитель не понимает — чья это вина. Теперь он точно знает, кто удостоится похвалы, а кто — санкций. Специалисты по работе с персоналом и психологи в крупных компаниях сходятся во мнении, что регулярное поощрение (пусть даже словесное) со стороны руководителя — важный мотивационный фактор. Наравне с дисциплинарным взысканием, само собой. А без них в компании неминуемо набирают обороты деструктивные процессы:
Системы учета рабочего времени решают все эти проблемы. Обратите внимание — речь идет вовсе не о тотальной слежке за сотрудниками! Система функционирует только в рабочие часы и отключается, когда у сотрудника обеденный перерыв. Зачастую сотрудник может отключить программу в любой момент (если такая возможность активирован руководством), но за то время, что она не будет работать, ему придется предоставить самостоятельный отчет.
Подобные решения особенно востребованы в случае с удаленными сотрудниками, ведь многие компании сегодня предпочитают услуги специалистов на аутсорсе и фрилансеров — зачастую это дешевле и эффективнее. Системы учета рабочего времени можно устанавливать на ПК удаленных сотрудников, они будут включаться с началом рабочего дня и выключаться с его завершением.
Наглядные результаты применения системы для руководителя:
Автоматизированные системы контроля рабочего времени
Все современные программные решения по контролю рабочего времени автоматизированы. Это значит, что руководитель проводит первичную настройку, задает параметры отчетности, оповещения и тд., а дальше система всё делает самостоятельно. Что позволяет решить сразу комплекс проблем:
Это лишь основные возможности систем контроля рабочего времени, на деле их функционал куда шире. Например, система не просто фиксирует запуск приложений и сайтов, но также детализирует работу в них. Ведь сотрудник может открыть Excel, сделать таблицу за полчаса, а потом до конца дня возиться со своим мобильным гаджетом. Чтобы исключить такие ситуации система отслеживает интенсивность работы сотрудника в приложении, выводя результат в виде наглядных графиков со статистическими данными.
Другой важный момент — качественные системы контроля предоставляют сводки в режиме онлайн, то есть руководитель в форме сводной таблицы видит, чем занимается каждый из его сотрудников прямо сейчас. Это позволяет эффективно координировать работу отделов и оперативно реагировать на все решения специалистов. Так современные системы учета рабочего времени переводят контроль на принципиально иной уровень.
Рабочие графики
Чтобы контролировать рабочее время компании, необходимо завести рабочие графики.
В Битрикс24 есть три типа графиков:
Как создать свободный график?
При свободном графике сотрудник может начинать рабочий день в любое время. Продолжительность рабочего дня также не устанавливается и может быть больше 24 часов.
Выберите Свободный график и введите его название. Укажите продолжительность отчетного периода.
Укажите, для каких сотрудников и отделов применить данный график. Если для каких-то сотрудников вы хотите назначить другой график – добавьте их в исключения.
В поле Разрешить открывать и закрывать рабочий день выберите, с каких устройств сотрудники смогут управлять рабочим временем.
Как создать фиксированный график?
Фиксированный график более строго контролирует рабочее время сотрудников, а также позволяет вести статистику нарушений.
Выберите Фиксированный график и укажите его название.
Один из ключевых параметров – Отчетный период. Он будет влиять на учет нарушений.
Выберите сотрудников, которым нужно будет установить этот график.
Укажите рабочее время для данного графика. В нем будет учитываться также допустимая продолжительность перерывов, если это необходимо. В нашем примере компания работает с 9 до 18 по будням, а сотрудникам выделен час на перерыв. В субботу сокращенный рабочий день.
Настройте список выходных и праздничных дней. По умолчанию он выбирается автоматически из государственного производственного календаря на год, но вы можете ввести дополнительные дни.
В настройках вы можете выбрать, откуда загружать праздники – из производственного календаря или из других созданных графиков.
Как создать посменный график?
Посменный график создает для каждого сотрудника периоды, в которые они должны начать и завершить рабочий день.
Выберите Посменный график. Создайте смены, которые будут входить в этот график. Добавим дневные и вечерние смены в наш график и укажем для них время работы.
Сохраним график и добавим смены в расписание для сотрудников.
Как контролировать рабочее время сотрудников?
В пункте Контроль рабочего времени настройте, как сотрудники будут начинать и завершать рабочий день:
В пункте Учет нарушений рабочего графика выберите, какие нарушения вы хотите фиксировать, и настройте их.
Для посменного графика есть несколько дополнительных настроек.
Контроль рабочего времени работников
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Зачем измерять рабочее время сотрудников
Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.
Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.
Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:
Где в законах закреплено понятие рабочего времени
Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.
Как подготовиться к контролю рабочего времени
Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:
Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.
Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.
Какие способы контроля есть сегодня
Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.
Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.
Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.
Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.
Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:
Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.
Как отказаться от контроля и не потерять эффективность
Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.
Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.
Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.