При заполнении трудовой книжки допущена ошибка как исправить
Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке
Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.
Изменение личных данных
Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.
Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.
Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:
В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.
Смена профессии и вида образования
Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.
Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.
Если допущена ошибка в данных владельца книжки
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
Исправления в данных о трудовой деятельности
Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.
Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:
Внесение правильной записи оформляется следующим образом:
В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.
Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.
В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.
Изменение названия или правовой формы организации
В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.
Исправления при неправомерном увольнении
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.
Энциклопедия решений. Исправление ошибок в трудовой книжке и вкладыше в нее
Исправление ошибок в трудовой книжке и вкладыше в нее
Смотрите в этом материале:
Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, либо во вкладыше в трудовую книжку работника следует внести исправления:
— либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись;
— либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
С целью предоставления документов:
— сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке;
— либо организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т.п.).
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Исправления должны быть сделаны по новому месту работы в случае, если организация была ликвидирована, либо запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность (п. 28 Правил). Данное правило подтверждено судебной практикой (см. определение Верховного Суда Республики Хакасия от 21.06.2016 по делу N 33-1962/2016) и ответами специалистов Роструда.
Напомним, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Правил.
Итак, сведения рекомендуется вносить на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. При этом ни в Инструкции, ни в Правилах не уточняется, какими именно документами необходимо подтвердить стаж, а также не установлено каких-либо требований как к самому документу, так и сроку его выдачи.
При этом, законодатель также не ограничивает какими-либо сроками право работника на обращение к работодателю с заявлениями о внесении исправлений в трудовую книжку (см. определение Верховного Суда Чувашской Республики от 02.10.2017 по делу N 33-4978/2017).
Правилами и Инструкцией предусмотрены три способа изменения внесенных данных:
Признание записи недействительной
Зачеркивание предусмотрено п. 2.3 Инструкции только для изменения на титульном листе записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения
Недействительными признаются неточные или неправильные записи, внесенные раздел «Сведения о работе» или раздел «Сведения о награждении» (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции)
Сведение о полученных новых образовании, профессии, специальности вносятся на титульный лист путем дополнения имеющихся записей (п. 2.4 Инструкции)
Внимание
Ошибки, допущенные при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки и вкладыша в нее, исправлять нельзя. Нужно оформить новую трудовую книжку или вкладыш, а испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 «Правил).
Исправление ошибок на титульном листе
Пример 1. Исправление ошибки на титульном листе:
А как быть если обнаружены другие неверные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша трудовой книжки?
Заметим, что способ исправления неверных записей об образовании, профессии, специальности, даты заполнения нормативными актами не регламентирован, в то же время норм, прямо запрещающих исправлять неправильные или неточные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша правовые акты также не содержат. Из чего, по нашему мнению, можно заключить, что предусмотренный п. 2.3 Инструкции механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в других сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки и (или) вкладыша трудовой книжки (см. например, определение Костромского облсуда от 23.11.2016 по делу N 33-2632/2016). Аналогичное мнение высказано в ответах, размещенных на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ».
Пример 2. Исправление неверной записи об образовании:
Исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
В отличие от исправлений в титульном листе, зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). Иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено (см. письмо Минтруда России от 01.11.2018 N 14-0/В-868).
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Исправление записей в разделе «Сведения о работе»
Руководствуясь п. 1.2 Инструкции в случае необходимости внесения исправлений в запись о приеме на работу следует поступать следующим образом.
При этом указаний на то, что для сохранения хронологии необходимо признать недействительными все записи, следующие за неверной записью, Правила и Инструкция не содержат. Поэтому недействительной будет признана только неправильная запись о приеме сотрудника на работу (см. ответ с информационного портала Онлайнинспекция.РФ). Тот факт, что в результате таких исправлений запись об увольнении будет предшествовать корректной записи о приеме на работу, законодательству не противоречит. Кроме того, специалисты Роструда считают правомерным также при необходимости в рамках одной исправительной записи исправить сразу нескольких предшествующих записей.
Пример 3. Признание недействительной записи о приеме на работу:
В случае, если ошибка была обнаружена работодателем после внесения записи об увольнении (пример 4), либо работник обнаружил неверные записи уже после трудоустройства к другому работодателю и в его трудовой появились новые записи (пример 5), прежнему работодателю следует:
— указать наименование организации в графе 3. Заметим, что согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии).
— в графе 1 под этим заголовком в поставить следующий порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 проставить дату внесения изменений;
— в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого произвести правильную запись;
Правомерность данных действий подтверждается специалистами Роструда в ответах на вопросы на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ».
Пример 4. Ошибка замечена после внесения записи об увольнении сотрудника:
Пример 5. Исправление неправильной записи, обнаруженной после увольнения работника и его трудоустройства к другому работодателю:
Аналогичным образом признаются недействительными записи об увольнении, пе реводе на другую постоянную работу (в случае признания судом или контрольно-надзорным органом незаконности увольнения и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения) (см. ответы с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Как правильно внести запись об отмене увольнения?
В том случае, если работник отозвал свое заявление об увольнении в последний рабочий день, однако запись об увольнении в трудовую книжку уже была внесена, заверена подписью и печатью, следуя в том числе разъяснениям специалистов Роструда, полагаем, что исправить запись об увольнении нужно следующим образом (пример 6):
— в графу 1 раздела «Сведения о работе» вносится порядковый номер записи;
— в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна как внесенная ошибочно»;
— в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя об отмене ранее изданного приказа об увольнении.
Пример 6. Запись об отмене увольнения сотрудника:
Исправление ошибочной записи о наименовании организации
В п. 1.2 Инструкции в качестве примеров приводятся только записи, содержащие фразу «Запись за номером таким-то недействительна». Вместе с тем запись о наименовании организации не нумеруется, в связи с чем признать ее недействительной с формулировкой, приведенной в Инструкции, не получится.
В письме от 01.11.2018 N 14-0/В-868 отражена позиция Минтруда России по вопросу о порядке внесения изменений в запись о наименовании организации в трудовой книжке. В ведомстве напомнили, что согласно п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено.
Таким образом, полагаем, что не будет нарушением в случае необходимости исправления ошибки, допущенной в наименовании работодателя, внести в трудовую книжку запись: «Запись о наименовании организации недействительна» и следующей строкой внести запись с верным наименованием организации; графы 1, 2 и 4 следует оставить пустыми (пример 7) (см. также ответы c информационного портала «Онлайнинспекция.РФ).
Пример 7. Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной до записи о приеме на работу:
Если же при заполнении трудовой книжки сделана неточная запись о наименовании работодателя и есть запись о приеме на работу, то в этом случае специалисты Роструда советуют запись о приеме на работу признать недействительной и заново написать верное наименование организации и запись о приеме на работу (пример 8).
Пример 8. Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной после записи о приеме на работу:
Исправление записей в разделе «Сведения о награждениях»
В разделе «Сведения о награждениях» недопустимо вносить исправления путем зачеркивания (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены. Такого же мнения придерживаются и специалисты Роструда, при этом полагая, что «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе (пример 9).
Пример 9. Исправление ошибки в записи о награждении:
Анализ судебной практики показывает, что внесение работодателями записей о работе, подлежащих внесению в раздел «Сведения о работе», в другой раздел трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и основанием привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Тульского облсуда от 15.04.2016 по делу N 21-68/2016, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 18.04.2014 по делу N 12-34/14). Поэтому запись о работе, внесенную в раздел «Сведения о награждениях», необходимо признать недействительной, а затем перенести эту запись во вкладыш в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе». Аналогичный порядок исправления записи предложен в разъяснениях специалистов Роструда (пример 10 и пример 11).
Поскольку все записи в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, то первой записи о награждении в разделе «Сведения о награждениях» (независимо от порядкового номера, признанной недействительной записи о работе) должен быть присвоен порядковый номер 1 (пример 10).
Пример 10. Трудовая книжка. Запись о работе с порядковым номером 19 внесена в раздел «Сведения о награждении»:
Пример 11. Вкладыш в трудовую книжку. Запись за номером 19 о переводе сотрудника из раздела «Сведения о награждении» в Трудовой книжке перенесена во Вкладыш в трудовую книжку:
Напомним, что п. 11 Правил предусматривает последовательную (прямую возрастающую) нумерацию записей в пределах соответствующего раздела, т.е. присвоение каждой вносимой в трудовую книжку записи очередного порядкового номера.
Ошибиться может каждый: исправления в трудовой книжке
Трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж человека. А значит, от правильности его заполнения зависят социальные выплаты. Незнание регламентов или невнимание кадрового специалиста могут иметь серьезные последствия для сотрудника.
Буква закона
Подробно о правилах заполнения трудовых книжек мы говорили в статье «Буква закона: каждая на своем месте». Здесь лишь напомним, что для кадровика основными документами в этом вопросе являются:
Именно они регламентируют, как оформлять трудовую книжку, вносить изменения, в том числе исправлять ошибки. Кроме того, есть ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают более частные случаи.
Софья или София
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.
Исправленному верить
В разделе «Сведения о работе» кадровики традиционно допускают ошибки в датах, наименовании должности, названии предприятия. Общий алгоритм исправления неправильных записей выглядит так:
Особого внимания требует ситуация, когда ошибка сделана давно, человек уже успел уволиться и был принят на новое место. Порядок действий остается прежним, корректирующая запись вносится под следующим порядковым номером и с текущей датой.
А вот подтверждающий документ нужно получить у предыдущего работодателя: либо работник самостоятельно запрашивает нужную информацию, либо вы отправляете официальный запрос.
Ответом может быть копия приказа о приеме на работу / увольнении / переводе на другую должность, а также справки и выписки из личного дела и пр. – об этом мы подробно писали в статье «Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам». Помните, исправления можно вносить на основании официальных документов, а свидетельские показания учитываются, только если об этом есть судебное решение.
Найти и доказать
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.