Облачные ресурсы что относится
Виды облачных хранилищ
Зачем мне использовать облачные технологии и какое облачное хранилище выбрать? Наверняка подобными вопросами вы задавались хотя бы раз в жизни. Если нет — самое время разобраться, что представляют из себя облачные хранилища, какое лучше и почему они незаменимы в современном мире.
Что такое облачное хранилище
Чтобы обменяться файлами или сохранить большой объём данных, уже не обязательно использовать флешки, жесткие диски и кабели — они постепенно уходят в прошлое. Необходимость скидывать или скачивать материалы на внешний носитель отпадает, если есть возможность использовать надежное облачное хранилище.
Со стороны любого пользователя облачное хранилище представляет собой обычный интернет-сервис. Вы заходите в интернет, открываете сайт сервиса и можете управлять файлами — загружать, удалять, скачивать. Но на самом деле все материалы и документы хранятся на сервере — удалённом мощном компьютере, который постоянно подключён к интернету. Таким образом, облачное хранилище — это онлайн-хранилище на удаленном сервере,с помощью которого можно хранить, отправлять и получать данные (файлы, цифровые объекты, документы).
Конечно, по эту сторону монитора вся структура сети не видна. Если мы заходим в хранилище, то получаем доступ к «облаку» — одному большому виртуальному серверу. При этом физически этот сервер может состоять из сотен компьютеров, находящихся в разных точках мира. Эта особенность позволяет хранить файлы не на одном, а на нескольких устройствах.
Возможности облачного хранилища
Зачем использовать облачное хранилище, если можно хранить материалы и файлы на личном компьютере или на съёмном диске?
Облачные хранилища позволяют:
Однако, как и любая технология, облачные хранилища имеют некоторые недостатки.
Минусы использования облачных хранилищ:
Хранение данных можно организовать разными способами, поскольку существуют разные типы облачных хранилищ. Хранилища обладают определёнными характеристиками: что хорошо подходит для решения одной задачи, например, совместной работы, будет не совсем удачным для решения другой, допустим, резервного копирования ценной информации. Каждый тип хранилища поддерживает определённую единицу хранения. Давайте посмотрим, какие существуют облачные хранилища.
Типы облачных хранилищ
Облачные диски (блоки)
Облачные диски очень часто путают с сервисами — Dropbox, OneDrive, Google Drive и так далее. Называть эти онлайн-сервисы дисками некорректно, так как их невозможно отформатировать в файловую систему. Облачные диски можно настроить на своём облачном сервере. Дисковое пространство хранилища действительно может быть предоставлено компьютеру через интернет в качестве локального диска. Для этого даже существуют специальные интернет-протоколы. Благодаря им создаются сети хранения данных, например — SAN (Storage Area Network).
Облачные папки (файлы)
Для многих пользователей разница между сетевым диском и папкой незначительна. Однако на уровне работы систем это совершенно разные понятия. Облачные папки — это те самые Dropbox, OneDrive и Облако@mail.ru, которые уже упоминались. Облачная папка — востребованный и полезный ресурс как в налаживании рабочих и бизнес-процессов, так и в частном использовании. Все преимущества облачных папок мы подробно рассмотрим чуть ниже.
СУБД, хранилища данных (наборы данных)
СУБД — система управления базами данных. Наибольшее распространение имеют системы управления на основе специальных SQL-запросов к реляционным базам данных. Реже применяются неструктурированные или мало структурированные базы данных. СУБД принимают запросы и возвращают наборы данных (datasets) — выборки, оформленные в списки и таблицы.
Объектные хранилища (объекты)
Объектные хранилища позволяют хранить файлы вместе с дополнительными сведениями (метаданными). Эти сведения позволяют обрабатывать файлы в качестве прикладных объектов — видеофильмы, товары, проекты, бухгалтерские документы. Для взаимодействия с облачным объектным хранилищем используется программный интерфейс (API), который позволяет записывать объект в хранилище с помощью специальных команд, а не «перетаскиванием». Выбор облачного хранилища зависит от ваших целей и предпочтений. Наиболее «понятным» и часто используемым типом облачного хранилища являются облачные папки. Папки позволяют организовать совместный доступ к файлам и документам. Расскажем о них подробнее.
Облачные папки
Если сервис для хранения данных нужен только в качестве файлообменника, то при выборе сервиса стоит обратить внимание на бесплатный объем хранилища, тарифы и максимальный размер загружаемого файла (в некоторых сервисах есть такое ограничение). Это главные характеристики, но есть и другие, также влияющие на удобство.
Практически все облачные папки поддерживают предварительный просмотр файлов. Однако в каждом конкретном случае под файлами может подразумеваться разное. Например, где-то доступен просмотр только фотографий и документов, а где-то аудио- и видеофайлов. Если это важно для вас, стоит обратить внимание на список поддерживаемых форматов.
Для некоторых сервисов можно подключить услуги повышения безопасности, которые позволяют зашифровать файлы — все материалы становятся доступны только по ключу, расположенному на устройстве.
Определить, подходит ли вам та или иная облачная папка можно оценив следующие параметры: объём бесплатного пространства, дополнительные платные и бесплатные возможности, скорость загрузки/выгрузки файлов.
Кратко рассмотрим самые популярные облачные папки.
Яндекс.Диск
Российский сервис от Яндекса. Основа работы — синхронизация данных между разными устройствами, например, Яндекс. Почтой. Может интегрироваться в офисный пакет Microsoft Office. Есть возможность автоматически загружать видеофайлы и фотографии с цифровых камер в папку.
Объём:
Есть приложения для: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, LG Smart TV.
Синхронизация: высокая скорость.
Дополнительные возможности:
Google Drive
Облачная папка для хранения данных от Google. Заточен на интеграцию с другими службами Google Фото, Google Docs и др. Удобен для владельцев устройств на Android — приложение установлено на устройствах изначально. На Google Drive можно хранить 30 типов файлов (музыку, фото, видео). Выдержан в общем стиле Google-сервисов. Заядлым пользователям Google будет привычно и удобно.
Объём:
Есть приложения для: Windows, macOS, iOS, Android.
Синхронизация: высокая скорость.
Дополнительные возможности:
Однако, кроме увеличения доступного дискового пространства, премиум-аккаунт не даёт никаких иных преимуществ: все возможности Google Drive в равной мере доступны всем его пользователям.
OneDrive
Облачный интернет-сервис для хранения файлов и файлообмена от Microsoft. Имеет встроенное в систему приложение «Фото», которое позволяет использовать ОneDrive для синхронизации всех изображений. Также он интегрируется с Office 365, так что создавать и редактировать документы Excel, Word, PowerPoint можно прямо из приложения.
Для пользователей Windows преимущество сервиса Microsoft OneDrive перед аналогами очевидно — его не нужно устанавливать. Также не нужно создавать отдельный аккаунт — для входа в облако достаточно ввести данные своей учётной записи Microsoft.
Объём:
Есть приложения для: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
Синхронизация: средняя скорость.
Дополнительные возможности:
В платных версиях:
Dropbox
Старейшее облачное хранилище, на котором можно загружать файлы и обмениваться ими. Работа построена на синхронизации данных. Dropbox рекомендуется использовать в связке с BoxCryptor, который обеспечивает шифрование файлов перед синхронизацией. Это повышает конфиденциальность сервиса.
Простой в использовании, Dropbox работает стабильно и быстро. Переключиться между рабочим и личным облачным пространством можно, не выходя из учётной записи. Для каждого пространства выделено по 2 Гб памяти.
Основное преимущество Dropbox перед конкурентами в том, что при редактировании файлов сервис не копирует их полностью, а передаёт только изменённую часть документа. Это обеспечивает «молниеносную» скорость работы в сравнении с аналогами.
Объём:
Есть приложения для: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
Синхронизация: высокая скорость.
Дополнительные возможности:
В платных версиях:
Облако@mail.ru
Хранилище от компании Mail.Ru Group, которое позволяет хранить и синхронизировать данные на устройствах. Интегрируется с Mail.ru, «Одноклассники» и другими продуктами Mail.Ru. Имеется автозагрузка фотографий со смартфона — сделанные фото сразу же помещаются в хранилище. Имеет удобную программу для просмотра с флеш-плеером.
Объём:
Есть приложения для: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
Синхронизация: средняя скорость.
Дополнительные возможности: — есть инструмент для мгновенного создания скриншотов и их сохранения в облаке; — организация совместного доступа; — возможность настроить функцию — уведомления об изменениях; — поиск по сервису.
Если вы работаете с хранилищами на разных устройствах, для синхронизации можно использовать как веб-версию, так и клиенты, которые существуют для разных операционных систем. Работает это путём создания локальной папки, содержимое которой синхронизируется с облачной папкой.
Такие приложения есть для всех сервисов, о которых идёт речь в статье. Определённые сервисы поддерживают протокол WebDAV, по которому можно подключить хранилище к ПК в качестве сетевого диска.
Теперь вы знаете, какие существуют виды облачного хранилища и можете сделать оптимальный выбор.
Как вести бизнес через облачные сервисы
Облачные сервисы — это онлайн-программы и другие инструменты, которые помогают удаленно управлять бизнес-процессами. За счет «облаков» компании могут автоматизировать работу, сэкономить и лучше защитить свои данные
Дарья Кугакова
Руководитель отдела маркетинга RocketSales
Что такое облачные сервисы
Облачные сервисы, или «облака», — это сеть мощных компьютеров — серверов, которые позволяют клиентам пользоваться своими ресурсами через интернет: хранить файлы и обмениваться ими, работать в онлайн-офисах, производить вычисления.
В узком смысле облачные сервисы — это онлайн-программы, которые помогают организовать удаленную работу и решать бизнес-задачи. Сотрудники получают доступ к общей базе данных из любой точки мира и могут управлять проектами. Каждый работник видит результат в реальном времени, может вносить комментарии, правки и выполнять персональные или совместные задачи. Пример облачного сервиса — Google Документы.
Облачные сервисы приходят на смену классическим «коробочным» офлайн-программам, которые устанавливают на отдельные компьютеры. Пример «коробки» — Microsoft Office.
Облачная сеть состоит из узлов хранения информации, которые называются дата-центрами. Это целые здания, заполненные огромными шкафами с серверным оборудованием. Они расположены по всему миру и связаны через интернет. Строят и обслуживают оборудование облачные провайдеры. Они же распределяют ресурсы «железных» серверов на отдельные виртуальные машины и сдают их в аренду.
Пользователи подключаются к облачным серверам через интернет и через них отправляют и получают информацию, используют программы и другие онлайн-инструменты для работы.
Кому полезны облачные сервисы
Облачные сервисы подходят для любого бизнеса — от ИП без сотрудников и стартапов до госструктур и международных корпораций.
Во время пандемии многим компаниям пришлось перейти на удаленный формат работы и использовать для этого облака.
Огромное и сложное производство работало на классических офлайн-программах. Когда началась пандемия, компьютеры остались в офисах. Сотрудники не имели к ним доступа, и работу парализовало на несколько дней. Спасти ситуацию помогло быстрое внедрение облачных программ с удаленным доступом.
Обратный пример — компании, которые уже несколько лет пользуются «облаками». Во время локдауна их сотрудники перешли на удаленку за один день, и рабочий процесс не пострадал.
За счет «облаков» компании могут автоматизировать работу и получать больше прибыли. Вот примеры того, в чем могут помочь облачные сервисы.
Настройка бизнес-процессов. Через CRM-систему менеджер получает заявку, запрашивает информацию на складе, заказывает в бухгалтерии счет и отправляет его клиенту.
Внутренняя и внешняя отчетность. Руководитель ведет учет времени и показателей работы, юристы хранят и согласовывают документы, бухгалтеры выставляют счета и отправляют налоговые декларации.
Учет товаров. Кладовщики контролируют продукцию на складе и отправляют данные менеджерам.
Коммуникация в команде. Сотрудники общаются через платформу управления проектами, корпоративную почту, мессенджеры и видеосвязь, совместно работают над документами, назначают встречи через корпоративный календарь.
«Облака» дают компаниям возможность сконцентрироваться на бизнес-процессах, а решение технических задач по настройке и поддержке офисных программ передать внешним специалистам и оплачивать по подписке.
Какие бывают облачные сервисы
Есть три типа облачных сервисов:
Частное облако принадлежит одной компании и работает на ее оборудовании. Им пользуются только сотрудники. Вся информация остается внутри, ее проще контролировать и защищать. Но частное облако могут позволить себе только крупные компании, потому что оно дорогое в использовании: нужно покупать или арендовать оборудование, самим обслуживать и администрировать его.
Публичное облако содержит и обслуживает провайдер, который сдает разным клиентам вычислительные мощности в аренду. Бизнес может закупить ровно столько ресурсов, сколько нужно для работы и хранения файлов. Это удобно и выгодно. Когда мы говорим об использовании облачных сервисов, мы чаще всего имеем в виду именно публичные облака.
Гибридное облако — когда часть работы находится в публичном облаке, а другая — в частном облаке или вообще на физических носителях. Такое бывает, например, в процессе постепенного перехода компании от традиционной инфраструктуры к облачной.
Какие задачи могут решать облачные сервисы
Глобально есть три самых популярных вида услуг, которые предоставляют облачные сервисы:
IaaS — инфраструктура как услуга, когда бизнес арендует виртуальные вычислительные ресурсы и хранилища. Например, клиент может пользоваться виртуальным компьютером на MacOS со своего Windows-устройства, чтобы использовать программы, которые есть только для Мака. При этом поддержкой и обслуживанием «железа» занимается провайдер.
PaaS — платформа как услуга. Прежде всего, это продукты для разработчиков, например программы для создания и тестирования приложений, виртуальные базы данных, системы машинного обучения и обработки больших данных.
SaaS — программное обеспечение как услуга — это готовые к использованию приложения и сервисы, не требующие установки, обслуживания и обновления со стороны пользователя. Примеры: amoCRM, Asana, Google Drive.
Для большинства бизнесов пригодятся именно SaaS — решения, потому что основная аудитория IaaS и PaaS — это системные администраторы и разработчики, а не конечные пользователи вроде менеджеров.
Облачные программы для бизнеса, которые упростят работу
CRM-система amoCRM — помогает выстраивать и контролировать поэтапную работу компании, ставить задачи менеджерам, отслеживать взаимодействия с клиентами, проводить аналитику продаж.
Платформа для управления проектами Asana — помогает распределять задачи и контролировать их выполнение, комментировать и обсуждать действия по проекту.
IP-телефония Sipuni — помогает назначить колл-центру единый многоканальный номер, записывать и анализировать разговоры, вести статистику, связать звонки с общей CRM-системой.
Пакет офисных программ Google Workspace — позволяет совместно использовать документы и другие файлы, объединить почту, календарь и другие сервисы Google в единую систему.
Тайм-трекер Time Doctor — помогает следить за рабочим временем сотрудников на удаленке, если у них оплата по часам.Интеллектуальные карты Miro и MindNode — помогают создавать прототипы, проводить креативные мозговые штурмы, рисовать схемы и шаблоны.
Графические редакторы Figma, Sketch — для дизайна, создания и обработки изображений.
Мессенджеры Skype, Zoom, Slack, Telegram, WhatsApp — для общения и переписки.
Конструкторы Tilda, WebFlow и Readymag — для создания сайтов.
Все эти программы доступны по подписке и не требуют сложного внедрения или разработки.
Зачем переходить на облачные системы
У облачных сервисов по сравнению с «коробочными» тяжело найти недостатки. У них много преимуществ:
Сборка и настройка под задачи клиента. Универсальных облачных решений нет, каждый бизнес может попробовать и сравнить разные сервисы и выбрать те, что ему больше подходят. Подключить нужные услуги и отключить ненужные можно за несколько кликов. Когда компания выберет свой набор инструментов, их можно связать в единую систему и настроить под свои нужды. Раньше интеграция могла стоить несколько миллионов рублей, но сейчас есть сервисы типа Zapier, которые помогают интегрировать что угодно быстро и недорого.
Есть виджет, который интегрирует CRM-систему с Google Диском. Менеджер может за пару кликов создать по шаблону папку клиента, заполнить ее нужными документами и отправить ссылку на нее через мессенджер — все это внутри одного окна CRM.
Постоянные улучшения. Один из главных плюсов облаков в том, что профессиональные и довольно дорогие команды аналитиков, программистов, тестировщиков и менеджеров каждый день работают над улучшением функций и удобства использования своих сервисов. Разработчики платформ думают наперед и собирают обратную связь. Даже если сейчас в наборе функций не хватает, с большой вероятностью это скоро появится.
Компании не хватало некоторых возможностей таск-менеджера Asana, и она попросила своих программистов дописать эти функции. А через пару месяцев разработчики Asana сами добавили их в очередном обновлении.
«Коробочные» сервисы, наоборот, неповоротливые, реже обновляются и хуже интегрируются между собой.
Удаленный доступ. Работать с облачными сервисами можно из любого места, где есть стабильный скоростной интернет. Несколько сотрудников могут одновременно вести задачу и видеть изменения в онлайн-режиме.
«Коробочные» программы доступны только с конкретного устройства — если сотрудник не может приехать в офис, он не сможет выполнить работу.
Экономичность. Может показаться, что пользоваться облачными сервисами дорого — нужно постоянно платить за подписку, когда коробочное решение купил — и пользуешься. Но если сравнить стоимость покупки и обслуживания «коробочных» программ с общей суммой расходов на подписку на облака — разница чаще не в пользу офлайн-решений.
«Коробочные» программы сами по себе стоят дорого, ведь вроде бы они покупаются раз и навсегда. Но в реальности их обычно нужно дорабатывать, и для этого приходится привлекать разработчиков и оплачивать их работу. Часто базовые программы не приспособлены для внедрения виджетов и сторонних обновлений — интеграции требуют много времени, а значит, много расходов на оплату часов работы программистов.
Ну и главное, на чем экономит бизнес. Провайдер покупает дорогостоящее оборудование и обслуживает его, а клиент платит только за фактическое использование виртуальных машин. Бизнесу не нужно покупать лицензии на программы, дополнительно нанимать системных администраторов и разработчиков — он платит только за ресурсы, которыми пользуется. А когда перестает пользоваться — перестает платить.
Безопасность облачных сервисов: а вдруг все удалится?
О безопасности мы решили написать отдельно: с одной стороны, это главное опасение пользователей, а с другой — еще одно преимущество облаков.
Есть мнение, что коробочные сервисы надежнее: в интернете могут украсть базу, а «коробка» установлена в компьютере, и никто туда не доберется. В реальности это не совсем так. Рассмотрим две угрозы безопасности — внешнюю и внутреннюю.
Защита облаков от внешних угроз. Провайдеры вкладывают огромные деньги в безопасность, потому что они не могут рисковать своей репутацией. Когда бизнес подключается к облачному сервису, ему гарантируют защиту и конфиденциальность информации.
Дата-центры и серверы облаков защищены от несанкционированного проникновения, перегрева, пожара и других угроз. Администраторы регулярно тестируют и обновляют оборудование, чтобы оно работало исправно и данные пользователей не пострадали.
Специалисты в области информационной безопасности постоянно проверяют систему на уязвимости и обновляют защиту с использованием эффективных и дорогостоящих технологий шифрования данных.
Небольшие компании не могут тратить столько денег на безопасность, поэтому облачная инфраструктура защищена лучше, чем данные на компьютерах в офисе.
Защита внутри компании. Облачные программы можно настроить так, что сотрудники будут видеть только те сделки и тех клиентов, с которыми они работают. Для этого есть специальные виджеты. Это повысит безопасность клиентской базы и снизит вероятность утечки информации через недобросовестного менеджера.
С помощью CRM-системы можно равномерно распределять самых платежеспособных клиентов между менеджерами, чтобы все випы не попадали к одному сотруднику, который может их увести за собой в случае увольнения.
В наборе программ Google Workspace можно за несколько кликов дать сотруднику все нужные права и доступы, например к гугл-диску и документам, и так же легко разом их закрыть, если сотрудник уволился или вызывает подозрения.
Когда бизнес ведет учет в Excel, Word, Блокноте и других подобных программах, настраивать и ограничивать доступ сотрудников сложно, а заметить кражу данных практически невозможно.
Как перейти на облачные сервисы
Переход к облачным сервисам можно разделить на несколько этапов:
Анализ и аудит. Начинать нужно с аудита и аналитики бизнес-процессов. Можно провести их самостоятельно, но лучше обратиться к профессионалам, которые знают, что нужно делать. Бизнес-аналитики и технические специалисты помогут определить, для чего стоит использовать облака, каких целей можно будет достичь, с чего стоит начинать.
Специалисты изучат бизнес-процессы, пообщаются с сотрудниками, которые будут пользоваться программами, выявят недостатки, которые мешают развитию, и на основании этого выстроят архитектуру. Начинать нужно с того, что больше всего болит, от чего компания теряет клиентов и прибыль.
Если компания пока маленькая, можно провести такой аудит самостоятельно: разложить бизнес-процессы на этапы. Для этого разберитесь:
Таких вопросов может быть гораздо больше в зависимости от сложности и специфики вашего бизнеса. Когда вы построите последовательную схему процесса, вы поймете, какие облачные сервисы могут быть вам полезны для автоматизации работы.
Выбор провайдера и специалистов по внедрению. Крупному бизнесу, использующему облачные серверы, нужен провайдер. При выборе провайдера наиболее важны три фактора: хорошая репутация, большой набор услуг и географическая близость дата-центров к целевым рынкам заказчика — это влияет на скорость работы сервисов. Например, если вы ведете бизнес в России, тяжелая база данных будет быстрее перегоняться через российские серверы, чем через американские или индийские.
Чтобы выбрать специалистов по внедрению облачных сервисов, нужно изучить их кейсы, отзывы, цены, провести переговоры и узнать о специализации исполнителя: например, лучше разрабатывает программы и виджеты, а — непосредственно внедряет решения.
Если у вас небольшой бизнес и нужно подключить всего пару облачных программ, это можно сделать своими силами или через службу поддержки самих сервисов. Например, у разработчиков ПО для магазинов цветов «Посифлора» есть отдел внедрения, который помогает клиентам разобраться в программе и правильно ее настроить.
Внедрение и обучение сотрудников. Обычно набор облачных сервисов базируется на CRM-системе, которая помогает вести продажи на всех этапах и строить долгосрочные отношения с клиентами. Она делает работу структурированной и регламентированной, позволяет учитывать все потребности и нюансы.
Клиент оставил заявку — менеджер сразу видит уведомление и берет в работу, связывается с заказчиком и последовательно двигает задачу по этапам воронки продаж. Система сама подсказывает, что делать дальше: например, «Позвоните клиенту и выявите потребность».
Важно показать сотрудникам, как облачные сервисы делают их работу проще и комфортнее. Для этого нужно разобраться в программах и научить всех правильно ими пользоваться. В таком случае сотрудники будут не просто отмечаться ради регламента, а реально пользоваться системой.
Настройка, оптимизация, интеграция. После внедрения программ нужно настроить систему работы облачных сервисов, которая будет учитывать особенности компании. Например, можно интегрировать виджет для учета рабочего времени сотрудников с платформой по управлению проектами. Настроить автоматическую отправку записей разговоров с клиентами в облачное хранилище, подключить рассылку для клиентов о степени готовности заказа через мессенджеры.
Доработка программы под задачи бизнеса. Облачную инфраструктуру нужно постоянно корректировать под текущие задачи. Например, если у компании меняется бизнес-процесс продаж, его нужно перестроить и в CRM-системе. То есть мало один раз внедрить сервис, нужно его сопровождать. Сопровождением систем занимаются те же компании, что и их внедрением.